Komfortables Verrechnungssystem für sämtliche soziale Dienstleistungen.
In agilionBilling können Rechnungen grundsätzlich manuell oder durch ein Abrechnungsmodul automatisiert erstellt werden.
Die Abrechnungsmodule greifen auf Leistungsdaten von agilionDirector zurück und bereiten diese auf Basis zuvor hinterlegter Rahmenbedingungen (Verrechnungsregeln) auf. Die Regeln können flexibel an die jeweilige Dienstleistungsart und die gesetzlichen Vorgaben angepasst werden. Dabei werden Kriterien wie Einkommensstaffeln, Pflegestufen, Bescheide und zur Verfügung stehende Kontingente berücksichtigt. Zusätzlich können bei der KundIn je Dienstleistungsart und Vertragstyp abweichende Rechnungsempfänger, Zahlungsarten usw. definiert werden.
Auf Klick können so für tausende von KundInnen automatisch Rechnungen erstellt werden. Je nach zugrundeliegenden Richtlinien können sich für eine KundIn auch mehrere Rechnungen mit unterschiedlichen Debitoren ergeben (Leistung A zahlt Behörde, Leistung B die Gemeinde, Selbstbehalt zahlt der Leistungsempfänger usw.)
agilionBilling gewährt absolute Transparenz, aus welchen Leistungen sich die Rechnungspositionen zusammensetzten. D.h. für jede Buchungszeile (oder Rechnungsposition) kann festgestellt werden, welche MitarbeiterIn diese Leistung an welchem Tag und um welche Uhrzeit erfasst hat (Anm.: sofern die Rechnungsposition aus einer direkt der KundIn verrechenbaren Leistung entstanden ist).
agilionBilling bietet Schnittstellen für electronic banking und speziell für den in Österreich gültigen Multi Banking Standard MBS an. Konkret zählen dazu die Softwarelösungen aller gängiger Banken wie BusinessLine, ELBA MBS, Telebanking MBS und HBP Home&Office Banking Plattform (siehe www.stuzza.at). Über die Schnittstellen können automatisiert Lastschriftaufträge erstellt und Retourdatenträger eingelesen werden.
Ein großer Prozentsatz von (Ein-) Zahlungen kann so automatisch den entsprechenden offenen Posten zugeordnet und ausgebucht werden. Fehlen die für die automatische Zuordnung erforderlichen Kundendaten, können diese Zahlungen auch über unterschiedliche Suchkriterien wie beispielsweise Rechnungsnummer, Betrag, Debitor-Nummer oder -Name den offenen Posten zugeordnet werden. Bei Rücklastschriften kann über Konfiguration abhängig vom Rückweisungsgrund definiert werden, ob die dabei entstandenen Spesen der KundIn verrechnet werden sollen (z.B. Konto nicht gedeckt).
agilionBilling stellt eine Anzahl von Reports und Auswertungen zur Verfügung. Natürlich hat darüber hinaus jedes Unternehmen eigene Anforderungen an das Reporting. agilionBilling und agilionDirector bieten die Möglichkeit, selbst Berichte zu definieren und an vorgesehenen Bereichen des Systems zur Verfügung zu stellen. Sie definieren was ausgegeben werden soll, nach welchen Kriterien gefiltert werden kann, welches Ausgabeformat der Report haben soll (z.B. Excel-Datei, Word-Datei, PDF) und schließlich von wem (Benutzerrolle) und an welcher Stelle des Programms dieser Report abrufbar sein soll.
Für Reports, die in regelmäßigen Abständen benötigt werden, bietet das Reportingmodul außerdem die Möglichkeit, zeitgesteuert Reports erstellen zu lassen und diese dann an eine E-Mail-Adresse zu versenden. Diese Funktion versetzt sie in die Lage, Personen oder Gruppen automatisiert Auswertungen zur Verfügung zu stellen, auch wenn diese Personen keinen Zugriff auf agilionBilling haben.
Definieren Sie ihre Produkte und ordnen Sie zuvor angelegte Erlöskonten und Kostenstellen zu. Alle für die Rechnungslegung relevanten Informationen sind mit Zeitscheiben versehen: so können beispielsweise Preise jederzeit geändert werden, wobei die Historie erhalten bleibt.
agilionBilling kann von beliebig vielen AnwenderInnen parallel verwendet werden. Über ein Rechtesystem kann bestimmt werden, welche Zugriffsberechtigung die jeweilige AnwenderIn auf einzelne Bereiche und Funktionen des Systems hat.
Die Startseite von agilionBilling zeigt an, welche Aufgaben auf die AnwenderInnen warten. So kann auf einen Blick festgestellt werden, ob neue Rechnungen über ein Abrechnungsmodul erstellt wurden, welche Zahlungseingänge noch nicht zugewiesen wurden, ob Journaleinträge für einen Export zur Verfügung stehen usw.
Für alle Geschäftsprozesse, bei denen wiederholende Arbeitsschritte erforderlich sind, stehen entsprechende Tools zur Massenverarbeitung zur Verfügung (Beispiel: Erstellung von Rechnungs-PDFs, FIBU-Export Dateien, Lastschriftdateien etc.). Da diese Prozesse etwas Zeit in Anspruch nehmen können, werden diese „im Hintergrund“ verarbeitet. Die AnwenderIn wird nach Fertigstellung per Mail verständigt und kann direkt über einen Link die entsprechende Seite in agilionBilling aufrufen.
Grundsätzlich werden alle relevanten Ereignisse protokolliert, egal ob sie manuell oder per Massenverarbeitung ausgelöst wurden. Rechnungs-PDFs, Export-Dateien usw. werden direkt in der Datenbank historisiert und können jederzeit, auch Jahre später, abgerufen werden.
Im Buchungsjournal werden die automatisiert erstellten Buchungen angezeigt oder es können diese dort ausgedruckt werden. Über Verknüpfungen kann für jede Buchungszeile auch der entsprechende Beleg (z.B. Rechnung oder Kontoauszug) aufgerufen werden. Auswertungen wie Kontoauszüge oder OP-Listen können jederzeit erstellt werden.
Bei den Mahnläufen werden über einen Massenverarbeitungsprozess automatisch die Mahnungen ausgehend von der aktuellen Mahnstufe und den konfigurierten Mahnregeln erstellt. Mahnsperren können individuell (für einen offenen Posten einer KundIn) oder definierten Gruppen zugewiesen werden. Sollte eine KundIn Liquiditätsprobleme haben, kann über eine eigene Funktion auch eine Ratenzahlung hinterlegt werden.
agilionBilling bietet Schnittstellen zu bestehenden Buchhaltungsprogrammen an. Wird agilionBilling lediglich für die Rechnungslegung verwendet, können die Ausgangsrechnungen über diese Schnittstelle zur Verfügung gestellt werden. Bei Verwendung von agilionBilling als Nebenbuchhaltung können zusätzlich die Bankbuchungen exportiert werden.