Verwaltung sämtlicher Stammdaten und Verarbeitung der Leistungsdaten.
Neben den üblichen Namens- und Adressstammdaten werden Informationen zum Dienstverhältnis wie zum Beispiel Beschäftigungsausmaß, Zuordnung zum relevanten Kollektivvertrag, Jahresurlaubsanspruch usw. verwaltet.
Diese Daten dienen als Grundlage für die MitarbeiterInnen-Zeitbewertung. Es können bei einer MitarbeiterIn auch mehrere zeitlich überschneidende Dienstverhältnisse angelegt werden, da sich die MitarbeiterIn zum Beispiel in Bildungskarenz befindet, aber zeitgleich als geringfügig Beschäftige(r) weiterhin für das Unternehmen tätig ist.
Auf Basis der erfassten Zeiten und Leistungen, sei es über die mobile Leistungserfassung oder direkt in agilionDirector, werden Ansprüche wie zum Beispiel Zuschläge, Mehrstunden- und Urlaubssalden automatisch berechnet.
Diese Berechnungen werden während des Monats fortwährend durchgeführt, so dass der MitarbeiterIn selbst und auch der/dem Vorgesetzten stets aktuelle Informationen zur Auslastungsplanung etc. zur Verfügung stehen.
Die Zeitbewertung ist regelbasiert und lässt den Einsatz individueller Regeln zu. Somit können beliebige Kollektivverträge (wie zum Beispiel BAGS KV, KV der Mobilen Dienste in der Steiermark) unterstützt und ergänzt werden. Individuelle Betriebsvereinbarungen lassen sich über dieses Regelkonzept ebenfalls einfach und schnell einbetten.
Neben den KundInnen-Stammdaten (wie Name, Adresse, Geburtsdatum, Sozialversicherungsnummer etc.) werden ebenfalls die Betreuungsverträge verwaltet.
In Abhängigkeit Ihres Dienstleistungsangebots können Betreuungsverträge je Dienstleistung auch zeitgleich erfasst werden (Beispiel: eine KundIn wird gleichzeitig im Bereich der mobilen sozialpsychiatrischen Betreuung als auch der Hauskrankenpflege betreut).
Je nach Dienstleistungsart können zu einem Vertrag unterschiedliche Detailinformationen konfiguriert und verwaltet werden, welche für die Leistungsverrechnung oder für statistische Zwecke benötigt werden. Beispielsweise wird im Bereich der Hauskrankenpflege ggf. die Erfassung der Pflegeldstufe benötigt, während dies beim Familienentlastungsdienst nicht der Fall ist.
agilionDirector bietet Ihnen die Möglichkeit, eingescannte Vertragsdokumente o.ä. hochzuladen und zentral zu verwalten.
Ebenfalls in Abhängigkeit Ihres Dienstleistungsangebots ermöglicht agilionDirector die Erfassung von Bescheiden.
Dazu gehört auch die Verwaltung von Betreuungskontingenten, die aufgrund der von den MitarbeiterInnen erfassten Leistungen automatisch aktuell gehalten werden.
agilionDirector bietet Ihnen auch hier die Möglichkeit, eingescannte Bescheide hochzuladen und zentral zu verwalten.
Vor allem in Kombination mit agilionMobile spielt agilionDirector hinsichtlich Aufzeichnung von Fahrtenbüchern seine Stärke aus.
In agilionDirector können sowohl Firmen- als auch Privatfahrzeuge der MitarbeiterInnen erfasst und verwaltet werden. Über die mobile Leistungserfassung werden die durchgeführten Fahrten übermittelt, welche in einem Fahrtenbuch je Monat übersichtlich zusammengefasst werden.
Dabei führt das System umfangreiche Plausibilitätsprüfungen durch, so dass zum Beispiel bei einem Firmenfahrzeug sichergestellt wird, dass die Kilometeraufzeichnung lückenlos ist. Das System warnt beispielsweise auch, wenn eine Fahrt basierend auf der erfassten Distanz gegenüber der erfassten Fahrtdauer eine zu hohe Durchschnittsgeschwindigkeit (zum Beispiel mehr als 130 km/h) aufweist.
agilionDirector fördert damit eine möglichst fehlerfreie Erfassung und somit gesteigerte Datenqualität.
agilionDirector bietet sowohl für die mobilen als auch die stationären Dienste eine elektronische Dienstplanung.
Die elektronische Dienstplanung besteht aus mehrere Teilen.
Der erste Teil beinhaltet die Monatsdienstplanung, in der je MitarbeiterIn und Kalendermonat die zu leistenden Dienste erfasst werden können. Es können beliebig viele Dienstkürzel samt der zugrundeliegenden Planzeit (von-bis, Pausen) hinterlegt werden.
Die Monatsdienstplanung unterliegt einem Freigabeprozess. Die Team-/Stationsleitung befüllt den Monatsdienstplan und kann währenddessen beliebig Änderungen durchführen.
Zu einem gewissen Stichtag (zum Beispiel vier Wochen vor Beginn des betreffenden Kalendermonats) wird der Monatsdienstplan von der/dem LeiterIn freigegeben. Ab diesem Zeitpunkt werden sämtliche Änderungen historisiert. Dies bedeutet, dass die/der LeiterIn weiterhin Korrekturen am Monatsdienstplan vornehmen kann, sie/er aber von agilionDirector aufgefordert wird, die Änderungen kurz zu dokumentieren.
Jegliche Änderung am Monatsdienstplan kann ab dem Zeitpunkt der Freigabe jederzeit nachvollzogen und ausgegeben werden.
Entgegen den stationären Diensten, die lediglich eine Monatsdienstplanung benötigen, wird für die mobilen Dienste die Tageseinsatzplanung angeboten, welche auf der Verwaltung des Betreuungsbedarfs aufbaut.
Je KundIn kann der Betreuungsbedarf erfasst werden. Dabei werden neben der benötigten Betreuungstätigkeit, der zu betreuenden Berufsgruppe (zum Beispiel Diplom-KrankenpflegerIn, PflegehelferIn etc.) und der Betreuungsdauer auch die Einsatztermine definiert und die Zuordnung zu einem Gebiet/einer Tour vorgenommen.
Die Einsatztermine können als Serientermine zum Beispiel „wöchentlich am Montag, Mittwoch, Freitag außer an Feiertagen“ oder „alle 3 Wochen am Montag“ nahezu beliebig festgelegt werden. Da sich der Betreuungsbedarf im Laufe der Zeit ändern kann, werden vorgenommene Änderungen ebenfalls historisiert, so dass der Verlauf des Betreuungsbedarfs nachvollziehbar bleibt.
Die Verwaltung des Betreuungsbedarfs dient zur Unterstützung bei der Tageseinsatzplanung.
Die Tageseinsatzplanung lehnt sich an die (haptische) Vorgehensweise der manuellen Einsatzplanung an. Wenn die/der LeiterIn einen Einsatztag planen möchte, präsentiert agilionDirector eine „virtuelle Stecktafel“. Auf dieser Stecktafel können die durchzuführenden Einsätze ganz einfach per „drag and drop“ zwischen den MitarbeiterInnen hin- und hergezogen werden.
Gleichzeitig werden die KundInnen eingeblendet, die für den geplanten Kalendertag einen Betreuungsbedarf aufweisen. Es lassen sich beliebig viele Touren im System hinterlegen, welche sich ebenfalls per „drag and drop“ aus einer angebotenen Liste auf den Einsatztag einer MitarbeiterIn ziehen lassen. Beim Ablegen der Tour werden die enthaltenen Einsätze angezeigt.
Die eingeblendete Betreuungsbedarfsliste verändert sich mit jedem verplanten Einsatz, so dass die/der LeiterIn immer den Überblick behält, ob alle KundInnen korrekt verplant und kein Einsatz übersehen wurde.
Die Tageseinsatzplanung ist natürlich stark mit agilionMobile verbunden, so dass die geplanten Einsätze auf das mobiles Endgerät der MitarbeiterInnen übertragen werden und auch kurzfristige Änderungen ersichtlich sind.
agilionDirector sowie agilionCare generell bieten eine Vielzahl weiterer Funktionalitäten.
Bitte nehmen Sie Kontakt mit uns auf. Wir informieren Sie gerne im Detail!