/// Datenblatt · Modul der agilion-care-Plattform

Dokumenten-management

Das Dokumentenmanagement legt Unterlagen direkt dort ab, wo sie hingehören: bei Kund:innen und ihren Betreuungsverträgen — optional auch bei Mitarbeiter:innen, Organisationen und Unterkünften. Dokumentenkategorien strukturieren die Ablage, steuern die Berechtigungen und machen über Pflichtkategorien sichtbar, ob ein Akt vollständig ist. Ein optionales Modul von agilion director.

Plattform: agilion care
Komponente: agilion director
Stand: August 2026

Highlights

5 Punkte

01Beliebig viele Dokumente an Kund:in und Vertrag — auch für Mitarbeiter:innen, Organisationen und Unterkünfte
02Dokumentenkategorien strukturieren die Ablage und steuern Sicht- und Bearbeitungsrechte je Benutzer:in oder Gruppe
03Pflichtkategorien — global oder je Betreuungsvertrag-Typ — heben fehlende Unterlagen deutlich hervor
04Wiedervorlagedatum am Dokument: das System legt automatisch ein Erinnerungs-Ticket für die zuständige Benutzergruppe an
05Multi-Upload, Versionshistorie und das Karten-Dashboard „Wichtige Dokumente" direkt an der Stammdatenseite

Funktionen im Detail

4 Bereiche

Struktur & Kategorien

Beliebig viele Dokumente je Akt — eingescannte PDFs, Word- und Excel-Dateien
Kategorien wie „Krisen- und Notfallpläne", „Betreuungsvereinbarungen", „Berichte" oder „Vollmachten"
Je Kategorie konfigurierbar: Anzeige im Dashboard, Sicht- und Bearbeitungsrechte, Pflicht-Kennzeichnung
Ablage getrennt nach Bereich: direkt bei der Kund:in oder beim jeweiligen Betreuungsvertrag

Erfassen & Verwalten

Einzeldokument mit Beschreibung, Schlagwörtern und Erinnerungsdatum
Multi-Upload: mehrere Dateien in einem Zug, Kategorie-Zuweisung je Datei
Dokumente zwischen Vertrag und Kund:in kopieren oder verschieben
Filter und Suche über Kategorien, Beschreibung, Dateiname, Schlagwörter und Zeitraum

Sicherheit & Nachvollziehbarkeit

Löschen je Kategorie-Konfiguration: endgültig oder nur „als gelöscht markiert"
Historisierung: ersetzte Dateien erhalten eine Versionshistorie, ältere Versionen bleiben abrufbar
Berechtigungen bis auf Kategorie-Ebene — wer sieht, wer bearbeitet, wer erfasst

Dashboard & Vollständigkeit

Karten-Dashboard „Wichtige Dokumente" direkt auf der Stammdatenseite — das aktuellste Dokument je Kategorie zuerst
Pflichtkategorien erscheinen immer — fehlt das Dokument, trägt die Karte den roten Hinweis „Pflichtdokument fehlt"
Vollständigkeits-Anzeige als Zähler und Fortschrittsbalken — getrennt je Kund:in und je Vertrag
Bewusst informativ: fehlende Unterlagen werden sichtbar gemacht, ohne Arbeitsabläufe zu blockieren

Nichts läuft ab

Dokumente mit Wiedervorlagedatum erzeugen automatisch ein Ticket für die zuständige Benutzergruppe — Zieldefinitionen, Vollmachten oder Bescheide werden rechtzeitig erneuert.